Hallo zusammen,

die Corona-Zeit war sehr lehrreich!

Aufgrund der bekannten Umstände versuchen wir gerade, Papierakte komplett wegzuschaffen und den gesamten Posteingang und interne Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Wir sind aktuell in der Übergangs- und Neustrukturierungsphase. Technisch ist alles natürlich möglich; die größte Herausforderung ist die Einstellung der Menschen zu Veränderungen und zur Umstellung der Arbeitsabläufe.

Ich hätte dazu ein paar Fragen:

1. Welche Erfahrungen habt ihr bereits auf dem Weg zur papierlosen Kanzlei gemacht?
2. Wir benutzen WINPAT. Mit welcher Software oder extra Tools löst ihr die Aufgabenverteilung-Problematik? (z.B: macht es Sinn, zu jedem Posteingang eine ToDo oder eine Wiedervorlage zu notieren?)
3. Wie läuft die interne Kommunikation mit den Anwälten? Schreibt ihr jedes Mal zur Freigabe eines Dokuments einzelne E-Mails, die man dann in der E-Akte speichern musst?
4. Ist ein zentraler Posteingang, der alle Posteingänge in die Akte importiert, vorteilhafter als dass jede Assistentin es selber für eigene Akten macht?
5. Wurden die bereits bestehenden Akten auch eingescannt?
6. Wo kann man über die gesetzlichen Vorschriften nachlesen, die man beachten muss, wenn die Papierakte nicht mehr existiert?

Mir ist klar, dass die Antwort zu diesen Fragen je nach Kanzleistruktur sehr unterschiedlich lauten kann. Ich würde mich trotzdem über einen Erfahrungsaustausch jeglicher Art sehr freuen.

Vielen Dank und herzliche Grüße